Privacy Statement Jan Westerink Consultancy B.V. (JWC)

JWC past de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 95/46/EG)), geïmplementeerd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), als volgt toe. Dit zijn privacyvoorwaarden in de zin van artikel 14 Wet Bescherming Persoonsgegevens, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.

Voor zover onderstaande tekst geen betrekking heeft op een zich voordoende situatie, dan wel situationeel strijdig (b)lijkt te zijn, prevaleren uiteraard de publiekrechtelijke voorschriften van de AVG/Wpb.

Afhankelijk van de aard van de opdracht kwalificeert JWC als Verantwoordelijke of als Verwerker. Van het laatste is sprake indien de opdrachtgever uit hoofde van een Verwerkingsovereenkomst zelf als Verantwoordelijke dient te worden aangemerkt. In dat geval is daarop de (eenzijdige) Verwerkersovereenkomst op van toepassing (zie onze website), die onverbrekelijk deel uit maakt van de algemene voorwaarden van JWC.

JWC verwerkt uitsluitend, afhankelijk van de aard van de opdracht, een aantal of alle van de volgende persoonsgegevens:

  • naam;
  • voorna(a)m(en);
  • geboortedatum;
  • geboorteplaats;
  • het woonadres, en eventueel voorgaande woonadres(en);
  • werkgever en/of voorgaande werkgever(s);
  • aard van de dienstbetrekking: civielrechtelijk / ambtenaar rechtelijk;
  • aard en inhoud van de functie en datum indiensttreding;
  • gegevens ID-bewijs, uitsluitend ten behoeve van de naleving van de Wwft;
  • financiële gegevens, voor zover er sprake is van een directe relatie met de inhoud van de opdracht.

Voor zover in het belang van de werkzaamheden relevant blijkt, betreffen de te verwerken persoonsgegevens tevens informatie uit het Nederlandse handelsregister en/of uit buitenlandse handelsregisters dan wel daarmee vergelijkbare en openbaar (al dan niet betaald) te raadplegen registraties.

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt hetzij:

  • met positieve toestemming van de betrokkene. Hiervan blijkt uit de inhoud van een afgelegde verklaring, waarin de toestemming expliciet is opgenomen, en ondertekening hiervan door betrokkene en/of rapporteur(s), hetzij;
  • omdat de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van betrokkene of andere natuurlijke personen te beschermen, hetzij;
  • omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (veelal de opdrachtgever) of van een derde.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens vindt niet plaats.

In veel gevallen wordt, naast het opnemen van verklaringen (hoor: veelal in vraag- en antwoordvorm), de inhoud van fysieke en/of digitale documenten bij de uitvoering van de werkzaamheden gebruikt (administratief onderzoek). Deze documenten worden geselecteerd en op basis van de inhoud daarvan getoetst aan de hand van de concrete inhoud en reikwijdte van de opdracht, alsmede van de te onderzoeken periode.

Daarbuiten vallende documenten worden niet in het onderzoeksdossier opgenomen. Ook het veiligstellen (kopiëren) van e-mailboxen wordt beoordeeld aan de hand van de concrete inhoud en reikwijdte van de opdracht en de daarin vermelde tijdsperiode, alsmede de eventuele relatie van de betrokken gebruiker met de opdracht. Onderdeel van deze toetsing betreffen de criteria (i) noodzaak, (ii) subsidiariteit en (iii) proportionaliteit.

Niet relevante e-mailberichten worden niet opgenomen in het onderzoeksdossier. In alle gevallen worden documenten van of e-mailverkeer met een geheimhouders / verschoningsgerechtigde niet inhoudelijk beoordeeld en niet in het onderzoeksdossier opgenomen.

Indien JWC voor de verwerking van persoonsgegevens gebruik maakt van de diensten van een derden (de Subverwerkers), wordt uitsluitend beroep gedaan op verwerkers die toereikende maatregelen hebben getroffen om aan de AVG te voldoen. Met deze Subverwerkers zal alsdan een Verwerkersovereenkomst zijn afgesloten.

De persoonsgegevens worden opgenomen in het concept- en definitieve rapport, alsmede in de daarvan deel uitmakende of daarbij behorende schriftelijke weergave van afgelegde verklaringen. Hierop is de wettelijke bewaartermijn van toepassing. Bij toepassing van het (bieden van een adequate gelegenheid tot) wederhoor beoordeelt een betrokkene tevens de correcte verwerking van zijn / haar persoonsgegevens. Ook overigens is sprake van inzagerecht, recht op correctie, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht van bezwaar en, na ommekomst van de verplichte bewaartermijn, het recht om vergeten te worden.

De definitieve versie van een rapport wordt vertrouwelijk uitsluitend verstrekt aan de opdrachtgever en kan dienen als grondslag of als bewijsmiddel in een gerechtelijke procedure. Voor het door een opdrachtgever verder verstrekken van het rapport, dan wel voor het aanwenden daarvan ten behoeve van een ander doel, dient vooraf toestemming te worden verkrijgen van JWC die daartoe zelfstandig een toetsing verricht (noodzaak, proportionaliteit, subsidiariteit).

In het geval JWC op basis van wet- of regelgeving, dan wel naar aanleiding van een daartoe strekkende rechterlijke uitspraak, tot verstrekking gehouden is, verstrekt JWC het rapport (indien verzocht met de brondocumenten); indien toegestaan na voorafgaande kennisgeving aan de betrokkene(n). JWC verstrekt geen persoonsgegevens buiten de EU of aan een internationale organisatie.

De persoonsgegevens worden opgeslagen en bewaard op een beveiligde en afzonderlijk bewaarde externe gegevensdrager. On-line-raadpleging, anders dan ter plaatste met een tijdelijke directe aansluiting op één werkstation, vindt geen toepassing.

Vorenbedoelde externe gegevensdrager bevat een map “Projecten”. Per afzonderlijk project of opdracht wordt een afzonderlijke submap aangemaakt.

De submappen bevatten tevens de volgende informatie:

  • welke persoonsgegevens concreet zijn;
  • met welk doel dit is geschied;
  • de herkomst c.q. bron van deze gegevens;
  • met wie de gegevens zijn gedeeld.

Als zodanig vervult het samenstel van de submappen in de map “Projecten” de functie van het, voor JWC niet verplicht voorgeschreven, Verwerkingsregister.

Odijk 25 mei 2018

Jan Westerink Consultancy B.V.

(te bereiken conform de contactgegevens op de website)

Met dank aan SBV Forensics B.V. te Barendrecht.

 

 

zie ook: Verwerkingsovereenkomst